E-Defter Nedir?

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından belirtilen ve yasal olarak tutulması zorunlu olan diğer standartların dışında elektronik ortamda muhafaza edilen defterler olarak bilinir. İçerisinde yer alan verilerin değişmezliği, kaynağının doğruluğunun tamamen garanti altına alınması ve ilgili kişiler tarafından ispat amacıyla da kullanılabilmesi imkanını tanımlayan hukuki ve teknik düzenlemeler sonucu ortaya çıkan Elektronik Defter uygulamasıdır.

Kanun olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda tutularak elektronik imza sistemi ile berat verildiği bir uygulamadır. Buradaki kayıtlar standart bir XML formatında hazırlanmaktadır. E-Defter uygulamasının genel itibari ile asıl amacı hızlı ve düzenli denetimi sağlamak olmuştur. E-Defter kullanan kullanıcıların kağıt ortamında defter tutması mümkün değildir. İşletmeler E-Defter kullanımına başladıkları anda kağıt ortamında tutulan defterin kapanış tasdiki yapılmalıdır.

E-Defter Kimler İçin Zorunludur?

E-Defter uygulaması her ticari işletme için zorunlu olmasa da bazı sınırları geçen firmalar açısından Gelir İdaresi Başkanlığı zorunlu bir hale getirmiştir. E-Defter uygulamasının zorunluluk durumu ticari işletmenin cirosuna, verdiği hizmete ve bu ciroların hangi yıllar içerisinde gerçekleştiğine göre değişkenlik göstermektedir. E-Defter ve E-Fatura uygulaması zorunlu olan işletmeler;

• 2021 Yılında cirosu 4 Milyon TL tutarının üzerinde ihtiva eden mükellefler 01.07.2022 Tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 Tarihinde itibaren E-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar.
• 2022 Yılında cirosu 3 Milyon TL tutarının üzerinde bulunan mükellefler ise yine aynı şekilde 01.07.2023 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 tarihine kadar da E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadırlar.
• Gayrimenkul, Motorlu Taşıt inşası alım satımı ya da kiralaması ile ilgili hizmet verenler veya aracılık eden diğer işletmeler 2020 ve 2021 yılında 1 Milyon TL üzerinde bir cirosu bulunuyor ise 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura uygulamasına, 01.01.2023 Tarihinden önce de E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadırlar.
• Kültür ve Turizm Bakanlığı veya ilgili belediyelerden yatırım belgesi veya işletme belgesi almak üzere faaliyetlerini gösteren konaklama hizmeti veya otel işletmeleri tebliğin tarihinden önce işlerini yürütmeye başlamışlarsa hiçbir ciro sınırlamasına tabi tutulmadan 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura 01.01.2023 Tarihine kadar E-Defter sistemine geçiş yapmalıdırlar.
• E-Ticaret faaliyetlerini gösteren ticari işletmeler 2020 ve 2021 yılında 1 Milyon TL üzerinde ciro rakamını bulunduruyorlar ise 01.07.2022 Tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 Tarihine kadar E-Defter sistemine başvurmak zorundadırlar. 2022 yılında 500 Bin TL üzerinde cirosu olan E-Ticaret işletmeleri ise 01.07.2023 Tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 Tarihine kadar E-Defter uygulamasına geçmelidirler.

E-Defterin Avantajları Nelerdir?

• E-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası bir boyutta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
• Her dönem düzenlenen ve yüzlerce sayfadan oluşan defterler için ortadan kaldırılan ağaçlar da E-Defter uygulaması ile korunmuş olunur. Bu şekilde depolama maliyetlerinden de kurtulmuş olunur.
• Firmaların, onaylı defterlerinin Vergi Usulü Kanunu’na göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl süreyle saklaması gerekir. Kağıda basılı defterleri saklamak için de mekan ve zaman harcamak için çaba gerektirmektedir. E-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca ekstra çaba gerektirmeden saklayabilmektedir.
• Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetli bir durumdur. E-Defter beratları sisteme yanlış gönderildiği zaman silinerek düzenlenmiş hali tekrar gönderilebilir. Fakat bu işlemler E-Defter gönderme süreleri içinde gerçekleşmelidir.
• Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanacağı için maliyetler oldukça azalır.
• Yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için harcanan zaman, E-Defter uygulaması ile minimum seviyeye inmektedir. Bu durum ise aslında firmalar için hem zamandan hem de personelden tasarruf anlamına gelir.
• Her dönem defterlerin noterden onaylanması ve basımı için ödenen tutarlar E-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, E-Defter uygulaması sayesinde ortadan kalkar.

E-Defter Beratları Nasıl Gönderilir?

E-Defter beratlarını göndermeden önce firma yetkilisi veya firma Mali Müşaviri ilgili kontrolleri yapmış, firma ile ilgili bütün yevmiye kayıtlarını girmiş olmalıdır. Tek düzen hesap planında bulunan ve işletmenin kaynaklarını oluşturan bütün hesaplar üzerinde göz gezdirilmiş, hatasız bir hale gelmiş olmalıdır.

E-Defter beratlarını gönderebilmek için öncelikli olarak ilgili firmanın mali mühürü veya ilgili şahıs işletmesinin E-İmzası bilgisayar USB girişinde takılı olması gerekmektedir. Sonrasında ise aşağıda yer alan girizgah izlenebilir;

• E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanmalıdır.
• Hazırlanan dosya defter şema yapısında gösterilen alana yerleştirilir.
• Oluşturulan defter dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
• Mühürlenen ya da imzalanan defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur.
• Ardından berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
• Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
• Hazırlanan paket edefter.gov.tr adresinde bulunan E-Defter uygulamasına giriş yapılarak yüklenir ya da web servis aracılığıyla gönderilir.
• Berat dosyası GİB’e mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır.

E-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?

Aşağıda sıralanan adımlar takip edilerek görüntülenir:

1. 1. E-Defter.gov.tr sitesine girerek indirilebilecek dosyaların olduğu bölümden berat.xslt dosyasını bilgisayarınıza indiriniz.
   2. İndirilen dosyayı elektronik olarak ibraz ettiğiniz berat dosyası ile aynı klasör içine yerleştirin. Bu klasörlerin örnek isimleri şu şekilde olabilir: GIB-1234567890-201901-KB-000000.xml, GIB-1234567890-201901-YB-000000.xml
   3. Son adımda klasördeki berat dosyasına sağ tıklayarak ‘birlikte aç’ komutunu kullanarak istenilen her an internet tarayıcısını seçebilir ve berat dosyalarınızı güvenle kontrol edilebilir.

Adı üzerinde olduğu gibi E-Defter, dijital bir ortamda bulunuyor olmasından dolayı ilgili kuruluşlara da dijital olarak sunulabilmektedir. E-Defterde yer alan Yevmiye ve Defter-i Kebir sayfalarını tekrar çıktısını alarak muhafaza etmenin bir anlamı yoktur.

E-Defter Verme Süreleri Nelerdir?

E-Defter beratlarını firmalar iki şekilde gönderebilmektedirler. Firmalar E-Defter beratlarını aylık veya üç aylık şekilde gönderebileceklerdir. Aylık olarak E-Defter verme süreleri ve berat onayını alma süreleri aşağıda verildiği gibidir:

Firmalar eğer üç aylık şekilde E-Defter beratlarını göndermek istiyorlar ise aşağıda yer alan süre sınırlamalarını takip etmesi gerekmektedir. Bu sınırlamalar geçici vergilerin hazırlandığı ayın son günü akşamına tekabül etmektedir.

E-Defter beratlarını aylık veya üç aylık şekilde göndermek isteyen firma yetkilileri öncelikli olarak mali mühür ile E-Defter sistemine giriş yaparak güncelleme kısmında yer alan bölümde “E-Defter beratlarımı aylık göndermek istiyorum.” Seçeneğini veya “E-Defter beratlarımı üç aylık göndermek istiyorum.” Seçeneklerinden bir tanesini seçmeleri gerekmektedir.

Ülkemizin önde gelen e-fatura ve e-defter özel entegratörü EDM Bilişim E-Defter Bölüm Yöneticisi Mustafa Sarkut, müşterilerine sadece berat gönderim ve onayı hizmeti vermediklerini, bunun yanısıra e-defterlerin 10 yıl saklanması ve her ayın e-defterinin 2.nushalarının yasaya uygun şekilde takip eden ayın 15’inden önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesini sağladıklarını belirtti.